Lotse

Wofür wurde der Svana Lotse entwickelt — und für wen?

Wer zehn, dreißig oder hundert Kundenseiten betreut, kennt das Problem: Es scheitert selten am Können, sondern am Faden. Das SSL-Zertifikat bei Kunde A, die halb fertige Weiterleitungsliste bei Kunde B, die Rückfrage, auf die Kunde C seit drei Wochen nicht antwortet — alles davon liegt irgendwo zwischen Posteingang, Notizzettel und Gedächtnis. Große Projektmanagement-Systeme lösen das auf dem Papier, werden im Alltag einer kleinen Agentur aber selten gepflegt: zu viele Felder, zu viele Ebenen, zu viel Aufwand pro Eintrag.

Der Name erklärt den Ansatz: Ein Lotse kommt an Bord, weil er das Fahrwasser kennt, das man selbst gerade nicht überblickt. Der Svana Lotse beantwortet genau zwei Fragen — „Wo brennt es?“ und „Wo war ich stehen geblieben?“ — und lässt alles weg, was diese Antworten verwässert. Gebaut ist er für Agenturen, Freelancer und Website-Betreuer, die viele Projekte parallel führen. Du installierst ihn auf deiner eigenen WordPress-Seite, nicht beim Kunden; er läuft vollständig im Backend und gibt im Frontend nichts aus.

Drei Ideen, die den Lotsen tragen

Wie fühlt sich das an? Die Ampel zum Ausprobieren

Statt eines Standbilds: eine kleine, bedienbare Nachbildung der Übersicht, so wie sie auf dem Smartphone aussieht. Sie zeigt die drei Mechaniken, die den Alltag mit dem Lotsen ausmachen.

Welche Arbeitserleichterung bietet der Svana Lotse?

Der erste Gewinn ist Tempo bei der Pflege. Eine Aufgabe anzulegen kostet ein Feld und einen Tap, ein Statuswechsel genau einen Tap auf den Smiley — ohne Seitenwechsel, ohne Dialog. Das klingt nach einer Kleinigkeit, entscheidet aber darüber, ob ein System nach acht Wochen noch stimmt. Eine Übersicht, deren Pflege Mühe macht, wird nicht gepflegt; eine ungepflegte Übersicht ist schlechter als keine.

Der zweite Gewinn ist Verlässlichkeit. Weil Grün verfällt und auf Projektebene immer der schlechteste Status gewinnt, kann sich nichts hinter einem guten Durchschnitt verstecken. Die Zählzeile über der Liste nennt dir die Zahl der roten Aufgaben über den gesamten Bestand — nicht geschönt, nicht gefiltert.

Der dritte Gewinn ist der Wiedereinstieg. Das Verlaufsfeld fragt „Was wurde erledigt?“ — als Gegenstück zu „Was ist zu tun?“ im Aufgabenfeld. Die Trennung ist Absicht: In der Chronik steht nur Vergangenes. So liest du nach Wochen „Sitemap eingereicht“ und musst nicht rätseln, ob das ein Plan oder ein Ergebnis war.

Wie funktioniert der Svana Lotse?

Das Modell hat genau zwei Ebenen: Projekt und Aufgabe. Ein Projekt ist in der Praxis meist ein Kunde oder eine Domain, eine Aufgabe das, was dort zu tun ist. Unteraufgaben gibt es nicht — der Verlauf ist keine dritte Ebene, sondern die angehängte Geschichte einer Aufgabe. Jede Aufgabe kann zusätzlich genau einem Bereich zugeordnet werden, etwa „Technik“, „SEO“ oder „Inhalte“; die Bereiche legst du selbst an.

Die Übersicht gruppiert alle offenen Aufgaben nach Ampelfarbe in drei aufklappbaren Gruppen: Rot und Gelb starten geöffnet, Grün geschlossen. Wechselt eine Aufgabe den Status, zieht ihre Karte in die passende Gruppe um. Erledigtes lässt sich schließen statt löschen: Geschlossene Aufgaben wandern in eine eigene Gruppe, zählen nicht mehr in die Projektfarbe hinein, behalten ihren Verlauf und lassen sich jederzeit wieder öffnen. Schließen und Öffnen landen automatisch im Verlauf.

Für größere Bestände gibt es die Live-Suche direkt auf der Übersicht: Kundenname oder Domain eintippen, die Trefferliste ersetzt die Ampelgruppen, zeigt die Trefferzahl und lässt sich nach Datum sortieren. Gesucht wird über Projekt- und Aufgabentitel. Ein Dashboard-Widget zeigt den Stand schon auf der WordPress-Startseite — ausschließlich lesend, ohne eigenen Schreibweg.

Wie bediene ich den Svana Lotse?

Der Lotse ist fürs Smartphone gebaut, nicht nur dafür verkleinert. Aufgabenkarten sind mindestens 64 px hoch, der Smiley als Statusknopf misst 48 × 48 px, nichts hängt an Hover-Effekten, die es auf Touch-Geräten nicht gibt. Tabellen mit winzigen Zeilenaktionen wirst du hier nicht finden.

Weil ein Tap so leicht ist, ist er auch leicht daneben gesetzt. Deshalb lässt sich ein Statuswechsel zurücknehmen — einige Minuten lang, und zwar vollständig: Wert und Zeitstempel werden wiederhergestellt, die Karte landet an ihrer alten Stelle statt oben in der falschen Gruppe. Einen Bestätigungsdialog vor dem Wechsel gibt es bewusst nicht; vor einer umkehrbaren Handlung wäre er reine Reibung.

Der Verlauf ist ein Akkordeon: Der neueste Eintrag steht offen, ältere zeigen Datum und eine kurze Vorschau. Ein Eintrag fasst bis zu 2.000 Zeichen; wird es länger, weist der Lotse ab, statt still zu kürzen — dein Text bleibt im Feld stehen. Auch ein begonnener Entwurf geht nicht verloren, wenn du unterbrochen wirst: Er bleibt bis zu 24 Stunden erhalten.

Wie sichere ich meine Daten — und wie ziehe ich um?

Unter „Lotse → Sicherung“ exportierst du den vollständigen Bestand als JSON-Datei: Projekte, Aufgaben, Ampelstände, Bereiche, geschlossene Aufgaben und den kompletten Verlauf mit Zeitstempeln. Nicht in der Datei stehen Lizenzschlüssel, Einstellungen, Datenbank-IDs oder Benutzerkonten — eine Sicherung soll man weitergeben können, ohne mehr preiszugeben als den Inhalt.

Das Einspielen folgt einer klaren Regel: Eine Sicherung ersetzt den Bestand, sie wird nicht hineingemischt. Vor jedem Schreibzugriff prüft ein Trockenlauf die Datei und beziffert, was verschwindet und was entsteht. Erst wird der neue Bestand angelegt, dann der alte entfernt. Das ist darauf ausgelegt, dass bei einem Abbruch mittendrin schlimmstenfalls Doppelte dastehen, aber keine leere Installation. Zusätzlich bekommst du den bisherigen Stand als Rettungsdatei. Große Bestände werden in Blöcken verarbeitet, mit sichtbarem Fortschritt, damit auch ein Shared-Hosting mit 30 Sekunden Laufzeit damit zurechtkommt.

Welche Einschränkungen gibt es?

Der Lotse ist ein Notizbuch, kein Cockpit — und einiges fehlt mit Absicht. Nicht enthalten sind: Zeiterfassung, Unteraufgaben, Prozentfortschritte, Kundenzugänge, Dateianhänge, E-Mail-Benachrichtigungen, Git-Anbindung, CSV-Export zur Auswertung und jede Ausgabe im Frontend. Wer Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung oder ein Kundenportal braucht, ist mit einem ausgewachsenen Projektmanagement-System besser bedient.

Drei Punkte solltest du vor dem Einsatz kennen. Erstens: Zugriff haben derzeit Administratoren der WordPress-Installation; ein feineres Rechtemodell und eine Zuständigkeit je Aufgabe sind vorgesehen, aber noch nicht gebaut. Der Bestand ist dabei immer ein gemeinsamer — getrennte Listen je Mitarbeiter wird es nicht geben, weil Silos genau das Problem zurückbringen, gegen das der Lotse antritt. Zweitens: Die Suche durchsucht Titel, nicht den Verlauf. Drittens: Es gibt keinen Netzwerkmodus für Multisite; der Lotse arbeitet je Einzelseite.

Wohin entwickelt sich der Lotse?

Als nächster größerer Schritt ist die Wiedervorlage geplant: „nicht vor dem 20.“ — die Aufgabe verschwindet bis dahin aus Rot und Gelb und taucht am Stichtag wieder auf. Sie reduziert Rauschen, statt neues zu erzeugen. Ein klassisches Fälligkeitsdatum wird es dagegen nicht geben: Es wäre ein zweites Dringlichkeitssystem neben der Ampel, und am Ende glaubt man keinem von beiden. Danach stehen wiederkehrende Aufgaben und eine Auswertung der Liegezeit auf der Liste. Zusagen mit Termin machen wir daraus nicht — gebaut wird, was sich im eigenen Agenturalltag bewährt hat.

Wie steht es um den Datenschutz in Deutschland?

Der Lotse verarbeitet keine Besucherdaten: Er gibt im Frontend nichts aus, setzt keine Cookies und bindet keine externen Dienste ein. Alles, was du einträgst, liegt in der Datenbank deiner eigenen WordPress-Installation. An unseren Lizenzserver gehen — wie bei jeder Komponente der Suite — ausschließlich Lizenzschlüssel, Domain, Produkt und Version; Inhalte aus Projekten, Aufgaben oder Verläufen verlassen deinen Server nicht.

Bedenke dabei: Kundennamen, Domains und Arbeitsnotizen sind Geschäftsdaten, die du selbst verantwortest. Das betrifft vor allem die Sicherungsdatei — sie enthält deinen gesamten Bestand im Klartext und gehört entsprechend abgelegt.

Wie aktualisiere ich den Svana Lotse?

Updates kommen über unseren Lizenzserver und erscheinen in der gewohnten WordPress-Aktualisierungsübersicht. Den Lizenzschlüssel trägst du einmal im Svana Suite Hub ein; der Lotse liest ihn von dort mit. Der Hub ist komfortabel, aber nicht tragend — ein installierter Lotse läuft und aktualisiert sich auch ohne ihn. Vor größeren Versionssprüngen empfehlen wir eine Sicherung über die eingebaute Exportfunktion.

Wie sicher ist der Svana Lotse?

Sämtliche Seiten und Aktionen sind an die Administrator-Berechtigung gebunden und gegen Anfragefälschung abgesichert. Eingaben werden als reiner Text gespeichert: Absätze bleiben erhalten, Markup wird entfernt. Der einzige Weg, auf dem fremde Daten ins Plugin gelangen, ist der Import — und der ist entsprechend eng gebaut: Schemaprüfung vor jedem Schreibzugriff, keine Übernahme fremder IDs oder Benutzer, keine Deserialisierung. Das Dashboard-Widget besitzt keinen Schreibweg. Jede Version durchläuft vor der Auslieferung eine eigene, vom Entwicklungsschritt getrennte Abnahme mit mehreren hundert automatisierten Prüfungen auf verschiedenen WordPress- und Datenbank-Konstellationen sowie einen Bedientest auf Smartphone-Breite.

Systemvoraussetzungen

Häufige Fragen zum Svana Lotse